CRM-Tool im Test: Freeversion von Workbooks

Der nächste Testbericht im CRM-Tool-Test-Marathon.

Mein erster Eindruck von Workbooks war nicht besonders positiv. Das lag vor allem am Design. Inzwischen gefällt es mir gut, sehr gut sogar. Es gibt viele Details, die im Vertriebsalltag hilfreich sind. Dazu ein wirklich großer Funktionsumfang mit einer unbegrenzten Anzahl an Kontakten und Unternehmen. Meine Empfehlung: näher anschauen.

Zunächst was die kostenlose Variante beinhaltet:

  • 2 Benutzer
  • 1 GB Speicher
  • Sprache: Englisch

Wichtiger Hinweis vorab

Bei der Einrichtung muss Euro als Währung festgelegt werden. Diese Einstellung wird auch für die Erstellung von Dokumenten übernommen. Sie kann später nicht mehr geändert werden.


Fenster öffne dich


Ich hatte ursprünglich keine hohe Meinung von Workbooks. Das lag vor allem am Design und der Tatsache, dass sich ständig neue Fenster öffnen. Mancher mag das praktisch finden. Für mich ist es unübersichtlich.

Fenster in Workbooks
Fenster in Workbooks

Um alle Fenster zu schließen, auf den linken der beiden Symbole klicken. Rechtes Icon, wenn ich nur das aktuelle Fenster sehen möchte (siehe Pfeile).

Startseite


Sie erinnert stark an die frühere Windows-Oberfläche mit "Start" am linken unteren Bildschirmrand. Über "Start" kann ich auf die verschiedenen Bereiche zugreifen. Wie man sieht sehr umfangreich.

Startmenü in Workbooks
Startmenü in Workbooks

Kontaktverwaltung


Bei Workbooks gibt es keine Einschränkungen, was die Anzahl der Kontakte oder Unternehmen betrifft.

Ansicht

Wenn ich eine größere Liste habe, kann ich die Filter nutzen, um gezielt nach Kontakten zu suchen. In der Vergangenheit hätte ich so etwas für die Organisation von Events brauchen können. Beispielsweise, welcher Kontakt ist aus einem bestimmten Ort oder Bundesland.

Filter bei der Kontaktansicht von Workbooks
Filter-Möglichkeit bei Kontakten

Außerdem kann ich noch weitere Spalten anlegen und damit die Ansicht personalisieren.


Die weiteren Möglichkeiten, Kontakte in Workbooks zu verwalten, erkläre ich dann anhand von "Organisations", Unternehmen. Grund: Die Formulare von "People", Personen, und Organisations unterscheiden sich kaum. Von letzterem hatte ich bereits mehr Screenshots. ;-)

Organisations


Das Formular zum Anlegen von Unternehmen.

Formular zum Anlegen von Unternehmen in Workbooks
Formular zum Anlegen von Unternehmen

Interessant ist, dass ich die Beziehung zu diesem Unternehmen angeben kann. Bei "Add Relationship" kann ich eintragen, ob es sich um einen Customer, Supplier, Partner oder Prospective Customer handelt. Im Feld selbst kann ich weitere Beziehungen definieren. In dem Fall ist "Die Beste Agentur der Welt" ein Kunde eines anderen Kunden.

Weitere Reiter:

Summary

Dahinter verbirgt sich, wie der Name schon sagt, eine Zusammenfassung der Informationen aller Reiter.

Reiter "Summary" im Formular Organisations von Workbooks

Notes

Hier kann ich Notizen anlegen.

Reiter "Notes" im Formular Organisations von Workbooks
Reiter "Notes"

Activities

Für Anrufe oder Meetings. Schön ist die Möglichkeit, eine Activity für mehrere Personen anzulegen, beispielsweise für die Teilnehmer eines Meetings. Einfach bei "Required" die betreffenden Personen hinzufügen. Wenn es sich um eine Aufgabe handelt, kann ich über "Related Items" weitere Personen hinzufügen.

Formular, um Activities in Workbooks anzulegen
Activities in Workbooks anlegen

Ergibt sich aus einer Aufgabe, etwa dem Nachhaken, eine weitere To-Do, kann ich das ebenfalls vermerken. Wirklich gut durchdacht.

Follow-Up-Activity in Workbooks anlegen
Follow-Up-Activity auswählen


E-Mails

Ich bin nicht sicher, ob ich mit der kostenlosen Version E-Mails verschicken kann (siehe Hinweis). Zumindest kann ich einen E-Mail-Server angeben.

E-Mail-Setting in Workbooks mit Hinweis "You are not licensed to send email from Workbooks, but you can configure your own email server connection."
E-Mail-Settings

Es gibt in Workbooks eine Reihe von E-Mail-Vorlagen. Allerdings muss ich mir erst in den Settings eine Berechtigung dazu erteilen. Das ist nicht gut gelöst.

Setting E-Mail-Template

Beispiel für ein E-Mail-Template in Workbooks
Beispiel für ein E-Mail-Template


People

Mitarbeiter des Unternehmens kann ich hier eintragen.

Reiter "People" (Mitarbeiter) im Formular Organisations von Workbooks
Reiter "People"

Organisations

Hier kann ich weitere Beziehungen dieses Kontaktes angeben. Also beispielsweise "Die Beste Agentur der Welt" ist eine Tochterfirma von ...

Reiter "Organisations" im Formular Organisations von Workbooks
Reiter "Organisations"


Opportunities

Darüber kann ich Angebote eintragen und "verwalten". Ich hatte eingangs erwähnt, dass ich die Währung nicht ändern kann. Das gilt nur für Dokumente, die ich an Kunden schicke. In diesem Formular kann ich Euro auswählen.

Außerdem in welcher Phase sich das Angebot befindet.

Anlegen einer Opportunity
Anlegen einer Opportunity

Schön ist auch, dass ich den "Type" definieren kann. In dem Fall handelt es sich um einen "Repeat Business". Das Ganze kam über eine Trade Show, Messe, zustande. Außerdem kann ich die einzelnen Bestandteile des Angebotes unter "Line Items" aufführen. Eine gute Idee. Auf diese Weise muss ich nicht immer das Angebot selbst aufrufen.

Anlegen einer Opportunity in Workbooks mit besonderer Hervorhebung von Type, Status und Line Items
Anlegen einer Opportunity


Transactions

Hier kann ich Dokumente anlegen, die ich an Kunden verschicken kann: Angebot, Auftragsbestätigung oder Rechnung. Die britischen Pfund als Währung lassen sich in dieser Maske nicht mehr ändern.

Anlegen eines Angebotsdokument in Workbooks
Anlegen eines Angebots

Ich hätte gerne ein Beispiel dafür gepostet, wie das Dokument aussieht. Leider konnte ich das Angebot nicht erstellen. Es kam stets eine Fehlermeldung. Für diesen Fall könnte ich einen Case anlegen.


Cases

Dahinter verbergen sich Supportanfragen von Kunden.

Formular, um Cases in Workbooks anzulegen
Formular Cases

Campaigns

Damit sind bei Workbooks Marketingaktionen gemeint. Dazu später noch mehr.


Contact Details

Hier kann ich weitere Kontaktdaten eingeben.

Related Items

Hier werden Dokumente verlinkt, wie etwa Angebote.


Das waren alle Reiter im Bereich Organisations.


Leads


Hier können alle Kontakte erfasst werden, die noch nicht qualifiziert wurden. Hervorheben möchte ich die Felder: "Rating" und "Status". "Rating" heißt, wie ich die Erfolgschancen einschätze: hot, warm oder cold.

Formular, um Leads in Workbooks anzulegen
Formular Leads

Interessant ist dann noch "Assigned to me. Unter "My Leads" kann ich "Queues" anlegen. Das heißt den Kontakt einer bestimmten Gruppe zuordnen. Zum Beispiel nach Region oder Branche.

Startseite Leads mit besonderer Hervorhebung von Queues.
Queues in der Lead-Ansicht

Möchte ich den Lead Frank Fischer konvertieren taucht folgendes Menüfenster auf:

Formular, um Leads zu konvertieren
Formular "Convert Lead"

Es spart viel Zeit. Ich muss nicht erst in Opportunities gehen, um ein Angebot anzulegen oder eine neue "Organisation" anlegen. Auch an der Stelle wirkt Workbooks sehr durchdacht.

Reports


Es gibt eine Reihe von Reports, die individuell angepasst werden können.

Übersicht über die verschiedenen Reports in Workbooks
Übersicht über die verschiedenen Reports

Hier ein Beispiel, wie eine Auswertung der Angebots-Pipeline nach Phasen aussieht.

Ansicht eines Reports "Pipeline by Stage"
Ansicht eines Reports "Pipeline by Stage"


Forecasts


Mithilfe von Forecasts kann ich eine wöchentliche oder monatliche Auswertung der eigenen Pipeline machen. Ich kenne das aus der Zeit, als ich wöchentlich zum Rapport bestellt wurde und solche Punkte durchgesprochen wurden: Was hast du für Angebote verschickt, welche sind besonders viel versprechend ...

Ansicht Forecasts in Workbooks
Ansicht Forecast


Campaigns



Zum Abschluss noch Campaigns. Damit kann ich, wie oben bereits erwähnt, Marketing-Kampagnen planen und verwalten.

Formular zum Anlegen einer Marketing-Kampagne in Workbooks
Formular "Campaign anlegen"

Auch hier gibt es einige Reiter. Hervorheben möchte ich:

Members

Hier kann ich eine Teilnehmerliste erstellen.

Teilnehmer zu einer Kampagne hinzufügen

Beim Hinzufügen der Namen kann ich auch den Status festlegen. Zu Beginn der Aktion schätze ich alle Kontakte natürlich als "Interested" ein. Im weiteren Verlauf kann ich diesen Status auf "Not interested" ändern.

Personen zu einer Kampagne hinzufügen

Member Status

Darüber hinaus kann ich weitere hinzufügen. Zum Beispiel beim Vertriebsbarcamp: Zugesagt, Abgesagt, Entscheidet sich ...

Übersicht über Member Status

Finde ich ziemlich praktisch. Auf diese Weise spart man sich die Excel-Liste.


Fazit


Das Design ist gewöhnungsbedürftig. Ansonsten ist Workbooks ein sehr gutes Tool mit großem Funktionsumfang. Beim Benutzen konnte ich kaum Einschränkungen feststellen, wie etwa bei InTouch, bei dem ständig Hinweise auftauchen: Dieses Feature steht erst ab der Premium-Version zur Verfügung.

Es sind vor allem kleine Details, die mich begeistert haben:

  • Bei Campaigns der Member Status.

  • Beim Konvertieren von Leads kann ich ein Häkchen für die nächste Aktion setzen, etwa Anlegen eines Angebotes oder eines Unternehmens. Daraufhin öffnet sich genau das Formular, das ich dann brauche. 

  • Die verschiedenen Reiter, die helfen alles Wichtige auf einem Blick zu haben.

Die Liste könnte ich noch weiter fortführen. Daher: Es lohnt sich, zumindest ein paar der Videos anzuschauen und sich selbst ein Bild zu machen, zum Beispiel das Einsteiger-Video oder Workbooks for Sales.

Hier noch der Versionsvergleich. Wie man sieht ist die Freeversion keine extrem abgespeckte Variante, im Gegenteil.


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Ich habe bereits ein paar CRM-Systeme getestet. Eine Übersicht findet sich unter: "CRM Freeware: 21 kostenlose CRM-Tools im Test".



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