Ungewöhnliche CRM-Tools

Niemand braucht ein CRM-Tool. Das klingt merkwürdig, gerade für jemanden, der leidenschaftlich gerne CRM-Tools testet und bei jedem noch so kleinen coolen Feature ins Schwärmen gerät.

Aber es stimmt, es braucht kein dezidiertes Tool, um erfolgreich Kontakte zu verwalten und Vertriebsaktivitäten zu tracken. Aus diesem Grund habe ich eine Liste mit "ungewöhnlichen" CRM-Tools zusammengestellt, die auf dem aufbauen, was viele bereits nutzen.


Tools, die Gmail nutzen


1. Streak


Kontakte werden hier direkt in Gmail verwaltet über sogenannte Private Boxes. Diese können auch mit anderen Usern geteilt werden (Shared Boxes).

Streak funktioniert derzeit (leider) nur in Verbindung mit Chrome oder Safari.

Der Angebotsprozess (Pipeline) wird über eine Tabelle abgebildet, die individuell angepasst werden kann. Zahlreiche Felder aktualisieren sich automatisch (Magic Boxes), zum Beispiel wann der letzte Kontakt stattgefunden hat. Die Daten werden entsprechend aus der Inbox übernommen.

Screenshot Angebots-Pipeline in Streak CRM
Angebots-Pipeline in Streak 

Zusätzlich gibt es derzeit sechs E-Mail-Power-Tools:


Preis

Es gibt eine kostenlose Version. Der Leistungsumfang umfasst:

  • Unbegrenzte Anzahl an Private Boxes
  • 50 Shared Boxes
  • 200 Tracked E-Mails pro Monat
  • E-Mail-Power-Tools (Snoozing, Send Later, Mail Merge, Templates, Thread Splitting)

Der Starter Plan mit "Unlimited Shared Boxes" und "Unlimited E-Mail-Tracking" kostet 19 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Weitere Infos gibt es in der Preisübersicht.

Einführungsvideo

Es lohnt sich, dieses 36-minütige Einführungsvideo anzuschauen. Dort wird das Konzept sowie alle Features gut erklärt (Begeisterung für das eigene Tool gibt es kostenlos dazu ;-).





2. NetHunt CRM


Wie Streak erweitert NetHunt Gmail um CRM-Funktionalitäten. Im Vergleich gibt es allerdings weniger Features.

Das Tool arbeitet mit Foldern, denen Kontakte zugeordnet werden können. Zum Beispiel "Sales", "Marketing" oder "Support".

CRM-Kontakte können direkt aus der E-Mail-Ansicht heraus angelegt werden.

Kontakt anlegen in NetHunt CRM – Screenshot von NetHunt CRM

Die Angebote werden wie bei Streak als Pipeline dargestellt und können, wie bei einem Kanban-Board, von links nach rechts verschoben werden.

Pipeline in NetHunt CRM
Pipeline in NetHunt CRM

Follow-ups

In der Inbox kann ich auch Reminder erstellen. Sie findet man unter "Follow-ups" nach Fälligkeit sortiert. Überfällige Termine werden jeweils rot angezeigt.

Screenshot Follow-ups in NetHunt CRM
Follow-ups in NetHunt CRM – Screenshot NetHunt CRM

Preis

Die Small-Business-Variante kostet 25 US-Dollar pro Monat für fünf Nutzer. Die Growing-Business-Version beläuft sich auf 500 US-Dollar für 25 Nutzer. Alle Tarife beinhalten unter anderem:
  • Unbegrenzte Anzahl an Einträgen/Kontakten
  • E-Mail-Tracking
  • Follow-ups
  • Massen-E-Mails

Tutorials

Im Help Center gibt es eine Reihe von Tutorials, die helfen, das Konzept zu verstehen.



3. Google Contacts


Zapier hat in dieser Liste"Google Contacts" als CRM-Tool aufgeführt. Ich war erst mal überrascht, aber warum nicht? Es lässt sich für die Kontaktverwaltung einsetzen. Weitere "klassische" CRM-Funktionalitäten, wie Angebots-Pipeline oder Aktivitäten, gibt es nicht.

Die verschiedenen Kontakte kann man mit Labels klassifizieren. Falls der Kontakt einen Google- bzw. Google+-Account hat, werden die Daten von dort übernommen. Spart Arbeit.

Beim Kontakt werden die letzten E-Mails mit dem Kontakt angezeigt. Mit einen Klick landet man dann direkt bei der betreffenden Nachricht in der Gmail-Inbox.

Google Contacts als CRM Tool


Überblick
  • Kontakte verwalten und anlegen
  • Labels
  • Letzte Interaktionen
  • Datenanreicherung (falls Kontakt Account bei Google hat)

Preis

Bei Privat-Account ist Google Contacts kostenlos, Kontakte können aber nicht mit anderen geteilt werden. Das ist mit G-Suite-Versionen möglich (G-Suite Basic kostet 4 Euro pro Nutzer/Monat), allerdings laut Zapier nicht alle, sondern nur eine Gruppe von Kontakten; die letzten Interaktionen werden auch nicht angezeigt (E-Mails müssen weitergeleitet werden). Empfehlung von Zapier daher: "best as a personal CRM, one that's perfect if you already use Gmail."

Einen ausführlichen Testbericht gibt's bei Zapier (stammt aus dem Jahr 2014).


Tools, die Google Tabellen nutzen



Vorab: Ich rate jedem davon ab, Excel als CRM-Tool zu benutzen. Nicht weil ich Excel schlecht finde, sondern weil es "Junge kriegt". Das heißt, irgendwann wird die Tabelle zu unübersichtlich und man legt ein neues Dokument an ... Bis man irgendwann zig Dokumente hat und nicht mehr weiß, wo was erfasst wurde.

Nachfolgend zwei Tools, die trotzdem den Ansatz gewählt haben.


4. Spreadsheet CRM


Momentan (oder immer noch) in Private Beta. Das Tool umfasst eine Google-Tabellen-Vorlage mit drei Arbeitsblättern:

  • Dashboard - mit einer aufbereiteten Übersicht über Leads und Opportunities
  • Leads
  • Opportunities

Bei Leads kann ich beispielsweise erfassen, wann der letzte Kontakt stattgefunden hat. Das Sheet rechnet dann aus, wie viele Tage seitdem vergangen sind. Es recherchiert anhand der E-Mail-Adresse, ob ein LinkedIn-Account vorhanden ist und fügt beispielsweise auch automatisch die Webseiten-Adresse ein.

Der Entwickler, ToutApps, empfiehlt, nicht mehr als 100 Kontakte (in dem Fall Zeilen) damit zu erfassen, es wird dann zu unübersichtlich. Es gibt aber keine entsprechende Begrenzung auf 100.

Preis

Kostenlos.


Sreenshots

Screenshot Dashboard Spreadsheet CRM
Dashboard Spreadsheet CRM

Screenshot Reiter "Leads" in Spreadsheet CRM
Reiter "Leads" in Spreadsheet CRM

Im Reiter "Leads" gibt es noch zahlreiche weitere Spalten, unter anderem Umsatz, Mitarbeiterzahl, Lead Source.

Das gleiche gilt für "Opportunities", auch hier gibt es noch mehr Spalten, als auf folgendem Screenshot zu sehen sind.

Screenshot Reiter "Opportunities" in Spreadsheet CRM
Reiter "Opportunities" in Spreadsheet CRM


Einführungsvideo



5. Onesheet CRM


Statt drei gibt es bei Onesheet CRM sechs Arbeitsblätter:

  • Dashboard
  • People (Kontakte)
  • Companies (Unternehmen)
  • Opportunities
  • Filter Opportunities
  • Settings (Einstellungen)

Preis

Kostenlos.


Sreenshots


Screenshot Dashboard Onesheet CRM
Dashboard Onesheet CRM

Reiter "People" in Onesheet CRM

Screenshot Reiter "Companies" in Onesheet CRM
Reiter "Companies" in Onesheet CRM

Screenshot Reiter "Opportunities" in Onesheet CRM
Reiter "Opportunities" in Onesheet CRM

Screenshot Reiter "Filter Opportunities" in Onesheet CRM
Reiter "Filter Opportunities" in Onesheet CRM

Screenshot Reiter "Settings" in Onesheet CRM
Reiter "Settings" in Onesheet CRM


Ich empfehle, beide Tools (Spreadsheet CRM und Onesheet CRM) zu testen, denn meines Erachtens ist es eine Frage der persönlichen Präferenz, welches Tool besser ist.


Tools, die auf "Kanban"-Boards setzen



6. Trello


Ich habe es selbst noch nicht als CRM-Tool getestet. Hier gibt es einen ausführlichen Bericht, wie es jemand im Einsatz hat: A System For Selling. Hier ein weiterer: Using Trello to manage your sales pipeline

Ob sich darüber gut Kontakte verwalten lassen, weiß ich nicht. Für die Angebotspipeline ist das sicherlich nicht schlecht. Zahlreiche Tools nutzen dafür inzwischen schon "Kanban"-Boards, etwa Pipedrive oder HubSpot CRM.

Ronald von AQUILA Marketing hat einen Erfahrungsbericht geschrieben.



7. Pipefy


Pipefy ähnelt ein wenig Trello, es bietet aber unter anderem mehr Auswertungsmöglichkeiten. Zentrales Element von Pipefy ist die Pipe, eine Pipeline, mit der verschiedene Prozesse abgebildet werden können, im Vertrieb etwa der Angebotsprozess. Das Tool bietet zahlreiche voreingestellte Vorlagen, die sich anpassen lassen.

Beispiel für eine Angebots-Pipe

Auswertungsmöglichkeiten

Features
  • zahlreiche Templates
  • E-Mail-Vorlagen
  • Auswertungsmöglichkeiten
  • abteilungsübergreifendes Arbeiten via Pipe Connections
  • Schnittstellen zu über 500 Tools (u. a. Slack)
Preis

Es gibt keine kostenlose Variante wie bei Trello. Die Starter-Variante kostet sieben US-Dollar pro Nutzer und Monat, keine Einschränkung im Hinblick auf Pipes oder abgebildete Prozesse. Weitere Infos gibt es auf der Webseite.

Tutorials

Ausführliche Infos zu allen Features findest du auf der englischsprachigen Hilfeseite.

Fazit

Wer seine Prozesse systematisieren und vor allem online abbilden möchte, der sollte sich neben Trello auch Pipefy anschauen.

Schwierig stelle ich mir dagegen eine reine Kontaktverwaltung damit vor. Dafür ist das Tool nicht ausgelegt. Ich sehe die Gefahr, dass man leicht den Überblick bzw. Kontakte aus den Augen verliert, weil sie nicht in einer Pipe präsent sind.



8. Cercle


Mit Cercle lassen sich Kontakte, Angebote und Aufgaben verwalten. Das Tool bietet dafür zwei Arten von Boards. Sie unterscheiden sich lediglich bei den Karten.

Hier die Karten, um Aktivitäten zu verwalten (Anrufe, Meetings etc.).

Aktivität in Cercle CRM anlegen
Aktivität anlegen

So sieht die Karte für Kontakte aus.

Kontakt in Cercle CRM anlegen
Kontakt anlegen

Man kann so viele Boards anlegen, wie man benötigt, zum Beispiel noch Produkte oder Dienstleistungen aufnehmen, falls du unterschiedliche hast. Oder Vertriebspartner darüber organisieren ...

Zusätzlich gibt es im Menü noch eine Kontaktliste mit allen Personen/Unternehmen, was definitiv hilft, nicht den Überblick zu verlieren.

Features
  • Diverse Boards anlegen
  • Kontakte verwalten
  • Aktivitäten
Preis

Kostenlos. Es gibt keine Premiumversion.

Fazit

Sehr schlicht, wer wenig Kontakte, Aktivitäten oder Angebote verwalten möchte, könnte hier fündig werden. Der große Vorteil: Man kann es komplett an seine eigenen Bedürfnisse anpassen.



SonstigeTools




9. Jira und Confluence


Mayflower ist von SugarCRM auf Jira und Confluence umgestiegen. Leider geht Björn Schotte in diesem Artikel noch nicht ausführlicher darauf ein, aber ich werde noch mal nachfragen, wie sich die Lösung bewährt hat.


10. Sonstige


Es gibt darüber hinaus zig branchenspezifische Tools. Eines, das mir aufgefallen ist: Investor CRM, ein Tool, um Investoren zu verwalten:
"browse [the] AngelList’s database of 25k investors. Open their LinkedIn, FB, and social pages to find the best investor matches for you."

Richtig super für Leute, die Events organisieren, ist CiviCRM, das jedoch zahlreiche, sehr gute CRM-Funktionalitäten besitzt und aus diesem Grund in dieser Liste nicht aufgeführt wird.


11. Free sales pipeline template


Pipedrive bietet eine kostenlose .xlsx-Vorlage, mit dem man seine Angebots-Pipeline abbilden kann. Wer wenige Kunden hat, für den könnte es eine optisch ansprechende Alternative zu einer Excel-Liste sein.


Es gibt nur wenige Spalten sowie die Unterteilung nach Quartalen. Mehr braucht es aber auch nicht. Die verschiedenen Angebotsphasen können angepasst werden.


Weitere Tools?


Ich würde mich über weitere Tipps für "ungewöhnliche" CRM-Tools freuen. Entweder als Kommentar oder gerne auch per E-Mail.

Artikel rund um das Thema CRM veröffentliche ich inzwischen auch auf CRMmanager.de, einfach mal vorbeischauen, lohnt sich!




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Kommentare:

  1. Naja... �� .... das kommt mir jetzt eher so vor, wie der Aufruf, dass alle auf Liegefahrräder umsteigen mögen. Ich geb mein ZOHO crm nicht her! ��

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    1. Spricht ja nichts dagegen, bei ZOHO zu bleiben, nur braucht nicht jeder so ein umfangreiches Tool. Und für die Leute habe ich ein paar Tools zusammengestellt. Oder um im Bild zu bleiben, nicht jeder will ein top ausgestattetes Rennrad, für manche reicht ein altes Drei-Gang-Rad.

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