Zunächst eine Liste, welche Anbieter auch eine kostenlose Variante ihrer CRM-Lösung anbieten. Manchmal reicht die Freeware-Version ja schon, bei Einzelunternehmern oder wer nur wenige Kontakte verwalten möchte.
Ursprünglich hatte ich geplant, einen Artikel mit Anmerkungen und Screenshots zu jedem Tool zu machen. Der hätte aber mit weit über 100 Bildern und knapp 3.500 Wörtern den Rahmen gesprengt. Aus diesem Grund veröffentliche ich hier zunächst eine Übersicht mit einem kurzen Fazit zu jedem Tool. In den nächsten Wochen stelle ich dann die Lösungen jeweils in einem separaten Blogpost näher vor. Hier also schon mal die Vorwarnung: Es wird in der nächsten Zeit etwas CRM-lastig.
Wer nicht durch die gesamte Liste scrollen möchte, folgende Tools lohnt es, näher anzuschauen:
Wer selbst hosten kann/möchte: Zurmo (Demo-Account)
[Update August 2016]: Auf crmmanager.de findest du eine Liste mit zahlreichen CRM-Tools, einschließlich Features, Preis, Pro/Con. Darunter befinden sich über 20 kostenlose Tools. Die Tool-Liste wird fortlaufend erweitert, zusätzlich gibt es Artikel und News rund um das Thema CRM.
Hier nun die Liste der kostenlosen CRM-Lösungen, die ich bei GetApp gefunden habe:
1. Insightly
Kontaktverwaltung, Angebote, Projekte, E-Mails, Aufgaben, Reports
- 5 E-Mail-Vorlagen
- 10 E-Mails pro Tag
- 2 User
- 8 benutzerdefinierte Felder
- 2.500 Einträge
- 200 MB Speicher
- Sprache: Deutsch
Mein Fazit:
Ein gutes Tool mit schlichtem Design und umfangreichem Funktionsumfang. Es können E-Mails an mehrere Personen gleichzeitig verschickt werden, die allerdings am Ende mit Werbung versehen sind: "Love your CRM". Positiv ist insbesondere die konsequente und gute deutsche Übersetzung.
Ausführlicher Testbericht mit Screenshots
2. Zoho CRM
Kontaktverwaltung, Angebote, Projekte, E-Mails, Aufgaben, Reports, Website Visitor Tracking
- 10 User
- 10 E-Mail-Vorlagen
- Keine Massen-E-Mails (das heißt immer nur ein Empfänger)
- 25.000 Datensätze
- 1 GB Speicher
- Sprache: Deutsch
Mein Fazit:
Es wirkt durchdacht, etwa die Möglichkeit, einen Lead-Status festzulegen oder wichtige Informationen am rechten Bildschirmrand einzublenden. Gut ist auch die Übersicht der geplanten Aktivitäten im Kanban-Board-Style. Oder die Idee, Stärken und Schwächen der Konkurrenz beim jeweiligen Angebot zu erfassen.
Definitiv einen näheren Blick wert, weil es einen sehr großen Funktionsumfang auch in der kostenlosen Variante bietet.
Ausführlicher Testbericht mit Screenshots
3. Apptivo
CRM-App: Kontaktverwaltung, Cases (z. B. für Supportanfragen), Angebote, Aufgaben, Reports, Auftragsverwaltung (z. B. für Serviceaufträge)
- 3 User
- 40+ Standard-Apps
- 500 MB
- Sprache: Englisch
Mein Fazit:
Es stehen verschiedene Apps zur Verfügung. Neben der CRM-App noch Kontaktverwaltung, Human Resources, Marketing, Product Management, Supply Chain und Financials. Nicht alle Features sind jedoch nutzbar, so können in der kostenlosen Variante keine E-Mails verschickt werden.
Insgesamt eine gute Idee, alle Tools, die für das tägliche Geschäft notwendig sind, via "Apps" zusammenklicken zu können.
Ausführlicher Testbericht mit Screenshots
4. InTouch
Kontaktverwaltung, E-Mails, Reports
- Unbegrenzte Anzahl an Kontakten
- 100 E-Mails (gesamt)
- 1 Web-Formular
- Sprache: Englisch
Mein Fazit:
In der Free-Version sehr eingeschränkte Funktionalität. Eine reine Kontaktverwaltung mit der Möglichkeit, eine begrenzte Anzahl an E-Mails zu verschicken. Das Report-Feature ist bei dem Funktionsumfang meines Erachtens nutzlos.
Ausführlicher Testbericht mit Screenshots
5. Workbooks CRM
Kontaktverwaltung, E-Mails, Aufgaben, Projekte, E-Mail-Kampagnen, Reports, Angebote erstellen und erfassen, Auftragsverwaltung (z. B. für Serviceaufträge), Rechnungsstellung
- 2 User
- E-Mail-Vorlagen
- 1 GB Speicher
- Sprache: Englisch
Mein Fazit:
Sehr umfangreicher Funktionsumfang, beinhaltet alles, was es für den Vertrieb braucht. Beim Design hat man sich stark an der Windows-Startseiten-Oberfläche von früher orientiert.
Ausführlicher Testbericht mit Screenshots
6. Raynet Cloud CRM
Kontaktverwaltung, Angebote erstellen und erfassen, Projekte, Produkte verwalten, Preislisten, Aufgaben, Reports
- 2 User
- 150 Kontakte
- 50 MB Speicher
- Sprache: Englisch
Mein Fazit:
Das Tool hat mich begeistert. Viele kleine Details, die durchdacht sind. Dazu gehört beispielsweise der Hinweis in der Kontaktübersicht, wann die letzte Aktivität mit der betreffenden Person stattgefunden hat.
Richtig klasse: Es gibt einen Demo-Account, um das System zu testen. Schon alleine dafür ein dickes Plus.
Ausführlicher Testbericht mit Screenshots
7. Really Simple Systems CRM
Kontaktverwaltung, Angebote erfassen, Aufgaben, Reports
- 2 User
- 100 Accounts ("companies you deal with")
- Sprache: Englisch
Mein Fazit:
Es ist in der Tat ein "Really Simple System" im positivem, wie teilweise negativem Sinn. Gut gefällt mir, dass ich direkt über den Account ein Angebot, eine Aufgabe anlegen kann. Was mir nicht gefällt, ist, dass ich erst einen Account anlegen muss, um einen Kontakt zu erstellen. .
Ausführlicher Testbericht mit Screenshots
8. MOGO CRM
- 500 MB Speicher
- 2.000 Einträge
Mein Fazit:
Es gibt laut Webseite eine kostenlose Variante, allerdings wird beim Einloggen nach dem Paypal-Account gefragt, ohne geht es nicht weiter. Aus diesem Grund habe ich es nicht getestet und nur der Vollständigkeit halber hier aufgeführt. Die Angabe einer Kreditkarte oder Ähnliches war übrigens bei keinem anderen Tool erforderlich.
9. Lynkos
Kontaktverwaltung, Angebote erfassen, Projekte, Cases (z. B. für Supportanfragen), Produktverwaltung, Aufgaben
- 250 Einträge
- 10 Custom Fields
- 4 Produkte
- 250 MB Speicher
- Sprache: Englisch, Spanisch, Portugiesisch
Mein Fazit:
Einfaches Tool, das in der kostenlosen Variante auf 250 Einträge (das umfasst alles, nicht nur Kontakte) begrenzt ist. Gefallen hat mir, dass bei Projekten Milestones definiert werden können.
10. Highrise
Kontaktverwaltung, Aufgaben, Angebote, Projekte
- 2 User
- 250 Kontakte
- Sprache: Englisch
Dieses Tool habe ich im März 2014 ausführlich getestet. Seit dem hat sich wenig verändert.
Mein Fazit damals:
"Highrise [ist] stehen geblieben, in die Jahre gekommen. Das Design, die Bedienung. [...] Im Vergleich zu anderen Tools, auch hier im Test, wirkt es einfach altbacken."Neu ist beispielsweise, dass angezeigt werden kann, bei welchen Kontakten in den letzten 30 Tagen keine Aktivität stattgefunden hat. Eine gute Idee.
Der Sign-Up-Buttom für die kostenlose Version ist übrigens etwas versteckt unter der Preisübersicht.
11. Capsule
Kontaktverwaltung, Aufgaben, Angebote, Reports, Cases (z. B. für Supportanfragen)
- 2 User
- 10 MB Speicher
- 250 Kontakte
- Sprache: Englisch (hier kann zwischen US- und UK-Englisch gewählt werden ;-)
Mein Fazit:
Optisch ansprechend, etwa die Darstellung der Sales Pipeline. Gut gefällt mir das Track-Feature. Damit sind vorab definierte Schritte gemeint, die für ein Angebot oder einen Case (Supportanfrage) festgelegt werden können. Sie stehen dann als Drop-Down-Menü im jeweiligen Formular zur Verfügung. Auf diese Weise müssen nicht immer die gleichen Aufgaben angelegt werden.
12. Salespoint
Richtet sich an Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern.
Kontaktverwaltung, Angebote, Aufgaben, Reports
- 3 benutzerdefinierte Felder
- 10 MB Speicher pro User
- App für: Android, iOS, Windows Phone
- Sprache: Englisch, Spanisch
Mein Fazit:
Gerade für den Außendienst sehr interessant. So kann in der App der aktuelle Standort eingegeben werden, um zu schauen, welche Kunden im Umkreis sind. Außerdem können Gespräche aufgezeichnet, Visitenkarten abfotografiert und zu den Kontakten hinzugefügt werden. Es stehen allerdings nur 10 MB Speicher in der Free-Version zur Verfügung.
13. vtiger
- Open Source
- Selbst hosten
- Sprache: Deutsch
Mein Fazit:
Es handelt sich um eine Abspaltung von SugarCRM (allerdings schon im Jahr 2004). vtiger muss selbst gehostet werden. Leider kann ich das nicht, sodass ich für nähere Infos auf die Webseite verweisen muss.
14. Zurmo
Kontaktverwaltung, Angebote, Projekte, Produktverwaltung, Reports, E-Mail-Marketing
- Open Source
- Selbst Hosten
- Sprache: Deutsch
Mein Fazit:
Sehr viele Funktionen, optisch ansprechend. Es lohnt sich durch die Demo-Account zu klicken.
15. crmboost
Kontaktverwaltung, E-Mail-Marketing, Produkte, Reports, verschiedene Tools (wie Link-Tracker, Formulargenerator, Wiki)
- 1 User
- 250 Kontakte
- 100 E-Mails pro Tag
- 200 MB
- Sprache: Englisch, Spanisch, Portugiesisch
Mein Fazit:
Das Design ist altbacken, die Bedienung nicht intuitiv. Richtig nervig fand ich, dass sich ein neues Fenster öffnet, wenn ich auf Reports klicke oder einen Lead öffne. Was mir auch nicht gefällt, ist, dass Umlaute oder "ß" nicht überall richtig angezeigt werden. Einen "Boost" in Sachen CRM konnte ich definitiv nicht feststellen.
16. CampaignerCRM
Kontaktverwaltung, Angebote, E-Mail-Marketing, Aufgaben, Reports
- 1 User
- 500 Kontakte
- 1.000 E-Mails (gesamt)
- Sprache: Englisch
Mein Fazit:
500 Kontakte sind ganz ordentlich. Hervorzuheben ist die Summary am rechten Rand. Das heißt eine Zusammenfassung wichtiger Daten zum jeweiligen Account, darunter wie viele Angebote in diesem Jahr gewonnen oder verloren wurden, auch im Vergleich zum Vorjahr. Sehr übersichtlich gestaltet.
17. timetonote
Kontaktverwaltung, Aufgaben, Projekte
- 2 User
- 5 MB Speicherplatz
- 10 Projekte
- 250 Kontakte
- Sprache: Englisch
Mein Fazit:
Eine sehr schlichte, schlanke Lösung zur Kontakt- und Projektverwaltung. Erinnert im Design an Google Mail. Für mich zu wenig Features für ein Kundenbeziehungsmanagement-Tool.
18. Lead Zeppelin
Kontaktverwaltung, ein Angebot erfassen, Aufgaben, Reports
- 1 User
- 1 Deal
- 250 Kontakte
- Sprache: Englisch
Mein Fazit
Da nur ein Deal (Angebot) eingepflegt werden kann, ist die kostenlose Version von Lead Zep eine reine Kontaktverwaltung. 250 Kontakte sind ganz okay. Positiv ist die Filtermöglichkeit bei den Kontakten, etwa nach "Typ" (Lead, Kontakt, Kunde) oder "Source" (wie kam der Kontakt zustande).
Das waren alle, die ich auf GetApp gefunden habe. Außerdem bieten folgende Hersteller noch kostenlose Versionen an:
19. SugarCRM Community Edition
- Open Source
- Selbst Hosten
- Sprache: Soweit ich weiß gibt es eine deutsche Übersetzung
Die kostenlose Community-Edition wird nicht mehr weiterentwickelt.
Ich habe leider keinen eigenen Server, auf dem ich Sugar zu Testzwecken schnell mal hosten könnte. Für Screenshots und Review verweise ich auf die entsprechende Seite bei Sourceforge.
20. Streak
- 5 User
Noch nicht getestet. Fazit kommt demnächst.
21. WiredIn
- 50 Enriched Profiles pro Monat
Noch nicht getestet. Fazit kommt demnächst.
Ausführliche Tests mit Screenshots
Wie eingangs erwähnt werde ich in den nächsten Tagen ausführliche Tests mit Screenshots zu den meisten Tools jeweils als eigenen Blogpost veröffentlichen. In diesem Sinne: Stay tuned!
Schlussbemerkung
Ich werde oft gefragt, welches CRM-Tool ich empfehlen kann. Nachdem ich mir nun 21 weitere Lösungen angeschaut habe, lautet meine Antwort immer noch: "Es kommt darauf an, wofür du es brauchst. Willst du einfach 'nur' an einer zentralen Stelle einen Überblick über die Kontakte haben oder noch mehr machen? Beispielsweise E-Mails verschicken, Daten auswerten" Für Ersteres reicht auch schon eine einfache Kontaktverwaltung.
Empfehlenswert ist, sich mehrere Tools anzuschauen. Gerade kleine Details können enorm hilfreich sein, aber müssen für die eigenen Anforderungen auch passen. Ich denke beispielsweise an das Track-Feature von CapsuleCRM. Damit können die nächsten Schritte im Angebotsprozess vorab definiert werden, aber so ein Feature macht nicht für jedes Unternehmen Sinn. Sehr hilfreich fand ich bei Raynet Cloud CRM die Info, wann der letzte Kontakt stattgefunden hat. Aber auch das nutzt nicht jeder.
Vielleicht veröffentliche ich mal einen Post, worauf man bei der Auswahl eines CRM-Tools achten sollte.
Hier noch mal die Liste der Tools, die einen näheren Blick lohnen:
Wer selbst hosten kann/möchte: Zurmo (Demo-Account)
Bitte zum Schluss:
Es hat viel Zeit gekostet, diese Liste zusammenzustellen. Falls sie nützlich war, würde ich mich über Retweets, Likes und Shares sehr freuen.
PS: Weitere kostenlose CRM-Lösungen nehme ich gerne auf.
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