Aber es stimmt, es braucht kein dezidiertes Tool, um erfolgreich Kontakte zu verwalten und Vertriebsaktivitäten zu tracken. Aus diesem Grund habe ich eine Liste mit "ungewöhnlichen" CRM-Tools zusammengestellt, die auf dem aufbauen, was viele bereits nutzen.
- Tools, die Gmail nutzen
- Tools, die Google Tabellen nutzen
- Tools, die auf Tabellen à la Excel setzen
- Tools, die Kanban-Boards verwenden
- Sonstige Tools
Tools, die Gmail nutzen
1. Streak
Kontakte werden hier direkt in Gmail verwaltet über sogenannte Private Boxes. Diese können auch mit anderen Usern geteilt werden (Shared Boxes).
Streak funktioniert derzeit (leider) nur in Verbindung mit Chrome oder Safari.
Der Angebotsprozess (Pipeline) wird über eine Tabelle abgebildet, die individuell angepasst werden kann. Zahlreiche Felder aktualisieren sich automatisch (Magic Boxes), zum Beispiel wann der letzte Kontakt stattgefunden hat. Die Daten werden entsprechend aus der Inbox übernommen.
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| Angebots-Pipeline in Streak |
Zusätzlich gibt es derzeit sechs E-Mail-Power-Tools:
- Tracking
- Mail Merge – Massen-E-Mails verschicken
- Snooze – bereits eingegangene E-Mails werden zu einem späteren Zeitpunkt in der Inbox angezeigt.
- Send Later
- Snippets – Text-Bausteine
- Thread Splitter – E-Mail in verschiedene Threads aufsplitten
Preis
Es gibt eine kostenlose Version. Der Leistungsumfang umfasst:
- Unbegrenzte Anzahl an Private Boxes
- 50 Shared Boxes
- 200 Tracked E-Mails pro Monat
- E-Mail-Power-Tools (Snoozing, Send Later, Mail Merge, Templates, Thread Splitting)
Der Starter Plan mit "Unlimited Shared Boxes" und "Unlimited E-Mail-Tracking" kostet 19 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Weitere Infos gibt es in der Preisübersicht.
Einführungsvideo
Es lohnt sich, dieses 36-minütige Einführungsvideo anzuschauen. Dort wird das Konzept sowie alle Features gut erklärt (Begeisterung für das eigene Tool gibt es kostenlos dazu ;-).
2. NetHunt CRM
Wie Streak erweitert NetHunt Gmail um CRM-Funktionalitäten. Im Vergleich gibt es allerdings weniger Features.
Das Tool arbeitet mit Foldern, denen Kontakte zugeordnet werden können. Zum Beispiel "Sales", "Marketing" oder "Support".
CRM-Kontakte können direkt aus der E-Mail-Ansicht heraus angelegt werden.
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| Kontakt anlegen in NetHunt CRM – Screenshot von NetHunt CRM |
Die Angebote werden wie bei Streak als Pipeline dargestellt und können, wie bei einem Kanban-Board, von links nach rechts verschoben werden.
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| Pipeline in NetHunt CRM |
Follow-ups
In der Inbox kann ich auch Reminder erstellen. Sie findet man unter "Follow-ups" nach Fälligkeit sortiert. Überfällige Termine werden jeweils rot angezeigt.
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| Follow-ups in NetHunt CRM – Screenshot NetHunt CRM |
Preis
Die Small-Business-Variante kostet 25 US-Dollar pro Monat für fünf Nutzer. Die Growing-Business-Version beläuft sich auf 500 US-Dollar für 25 Nutzer. Alle Tarife beinhalten unter anderem:
- Unbegrenzte Anzahl an Einträgen/Kontakten
- E-Mail-Tracking
- Follow-ups
- Massen-E-Mails
Tutorials
Im Help Center gibt es eine Reihe von Tutorials, die helfen, das Konzept zu verstehen.
3. Sortd
Mit "Sortd for Sales" kann man ein Angebots-Board zu Gmail hinzufügen. Heißt, es gibt verschiedene Phasen und kann eingehende E-Mails direkt in die entsprechende Spalte verschieben. Zusätzlich lässt sich dann der Betreff ändern und eine Angebotssumme angeben. Antworten auf die ursprüngliche E-Mail werden als Hinweis in der Spalte angezeigt. Angebote können übrigens auch ohne E-Mail angelegt werden. Wer sowieso Gmail nutzt und ein einfaches Tool zur Angebotsverwaltung braucht, sollte sich Sortd anschauen.
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| ©Sortd – Angebots-Pipeline |
Features
- Angebots-Pipeline
- Kontaktverwaltung
- Nächste Schritte festlegen
- Notizen zu Angebot hinzufügen
- Reminder
- Auswertung
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| ©Sortd – Auswertungen |
Preis
Die Sales-Version kostet 16 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Wer "nur" eine Aufgabenverwaltung bzw. Projektmanagment-Lösung braucht, kann ebenfalls bei Sortd vorbeischauen. Es gibt auch einen kostenlosen Basis-Plan.
4. Google Contacts
Zapier hat in dieser Liste"Google Contacts" als CRM-Tool aufgeführt. Ich war erst mal überrascht, aber warum nicht? Es lässt sich für die Kontaktverwaltung einsetzen. Weitere "klassische" CRM-Funktionalitäten, wie Angebots-Pipeline oder Aktivitäten, gibt es nicht.
Die verschiedenen Kontakte kann man mit Labels klassifizieren. Falls der Kontakt einen Google- bzw. Google+-Account hat, werden die Daten von dort übernommen. Spart Arbeit.
Beim Kontakt werden die letzten E-Mails mit dem Kontakt angezeigt. Mit einen Klick landet man dann direkt bei der betreffenden Nachricht in der Gmail-Inbox.
Überblick
- Kontakte verwalten und anlegen
- Labels
- Letzte Interaktionen
- Datenanreicherung (falls Kontakt Account bei Google hat)
Bei Privat-Account ist Google Contacts kostenlos, Kontakte können aber nicht mit anderen geteilt werden. Das ist mit G-Suite-Versionen möglich (G-Suite Basic kostet 4 Euro pro Nutzer/Monat), allerdings laut Zapier nicht alle, sondern nur eine Gruppe von Kontakten; die letzten Interaktionen werden auch nicht angezeigt (E-Mails müssen weitergeleitet werden). Empfehlung von Zapier daher: "best as a personal CRM, one that's perfect if you already use Gmail."
Einen ausführlichen Testbericht gibt's bei Zapier (stammt aus dem Jahr 2014).
Tools, die Google Tabellen nutzen
Vorab: Ich rate jedem davon ab, Excel als CRM-Tool zu benutzen. Nicht weil ich Excel schlecht finde, sondern weil es "Junge kriegt". Das heißt, irgendwann wird die Tabelle zu unübersichtlich und man legt ein neues Dokument an ... Bis man irgendwann zig Dokumente hat und nicht mehr weiß, wo was erfasst wurde.
Nachfolgend zwei Tools, die trotzdem den Ansatz gewählt haben.
5. Spreadsheet CRM
Momentan (oder immer noch) in Private Beta. Das Tool umfasst eine Google-Tabellen-Vorlage mit drei Arbeitsblättern:
- Dashboard - mit einer aufbereiteten Übersicht über Leads und Opportunities
- Leads
- Opportunities
Bei Leads kann ich beispielsweise erfassen, wann der letzte Kontakt stattgefunden hat. Das Sheet rechnet dann aus, wie viele Tage seitdem vergangen sind. Es recherchiert anhand der E-Mail-Adresse, ob ein LinkedIn-Account vorhanden ist und fügt beispielsweise auch automatisch die Webseiten-Adresse ein.
Der Entwickler, ToutApps, empfiehlt, nicht mehr als 100 Kontakte (in dem Fall Zeilen) damit zu erfassen, es wird dann zu unübersichtlich. Es gibt aber keine entsprechende Begrenzung auf 100.
Preis
Kostenlos.
Sreenshots
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| Dashboard Spreadsheet CRM |
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| Reiter "Leads" in Spreadsheet CRM |
Im Reiter "Leads" gibt es noch zahlreiche weitere Spalten, unter anderem Umsatz, Mitarbeiterzahl, Lead Source.
Das gleiche gilt für "Opportunities", auch hier gibt es noch mehr Spalten, als auf folgendem Screenshot zu sehen sind.
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| Reiter "Opportunities" in Spreadsheet CRM |
Einführungsvideo
6. Onesheet CRM
Statt drei gibt es bei Onesheet CRM sechs Arbeitsblätter:
- Dashboard
- People (Kontakte)
- Companies (Unternehmen)
- Opportunities
- Filter Opportunities
- Settings (Einstellungen)
Preis
Kostenlos.
Sreenshots
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| Dashboard Onesheet CRM |
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| Reiter "Companies" in Onesheet CRM |
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| Reiter "Filter Opportunities" in Onesheet CRM |
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Ich empfehle, beide Tools (Spreadsheet CRM und Onesheet CRM) zu testen, denn meines Erachtens ist es eine Frage der persönlichen Präferenz, welches Tool besser ist.
Tools, die auf Tabellen à la Excel setzen
7. Coda
Die Entwickler von Coda, einem "modernen" Excel, haben sich die Frage gestellt: Wie würden Dokumente und Tabellen aussehen, wenn man sie heute erfinden würde? Nach drei Jahren Entwicklungszeit gibt es eine Private Beta, die vielversprechend aussieht.
Coda bietet zahlreiche Vorlagen, unter anderem ein CRM. Es besteht aus verschiedenen "Blättern":
Kontaktliste
Account-Liste
Customer Interactions
Dashboard-Ansicht für Mitarbeiter (inkl. To-Do-Liste)
(Den Slider bei People hab ich testweise hinzugefügt, ist in der Orignalversion nicht vorhanden).
Was Coda noch von Excel und Google Spreadsheet unterscheidet:
- Es gibt verschiedene Ansichten (Board-View, Gantt-Chart)
- Die Felder können unterschiedlich belegt werden (und das ziemlich einfach), unter anderem zuständige Personen oder ein Slider, um die Auftragswahrscheinlichkeit darüber abzubilden. Man kann sogar ein Google Map einbinden.
- Es gibt zahlreiche Vorlagen (Beispiele wie das Coda CRM)
Aktuell (Stand 01. Juni 2018) befindet sich Coda noch in der Beta-Phase; Preise sind noch nicht bekannt.
The Verge hat bereits 2017 einen Blick auf Coda werfen können und einen ausführlichen Artikel darüber geschrieben.
8. Free sales pipeline template
Pipedrive bietet eine kostenlose .xlsx-Vorlage, mit dem man seine Angebots-Pipeline abbilden kann. Wer wenige Kunden hat, für den könnte es eine optisch ansprechende Alternative zu einer Excel-Liste sein.
Es gibt nur wenige Spalten sowie die Unterteilung nach Quartalen. Mehr braucht es aber auch nicht. Die verschiedenen Angebotsphasen können angepasst werden.
Tools, die Kanban-Boards verwenden
9. Trello
Ich habe es selbst noch nicht als CRM-Tool getestet. Hier gibt es einen ausführlichen Bericht, wie es jemand im Einsatz hat: A System For Selling. Hier ein weiterer: Using Trello to manage your sales pipeline
Ob sich darüber gut Kontakte verwalten lassen, weiß ich nicht. Für die Angebotspipeline ist das sicherlich nicht schlecht. Zahlreiche Tools nutzen dafür inzwischen schon "Kanban"-Boards, etwa Pipedrive oder HubSpot CRM.
Ronald von AQUILA Marketing hat einen Erfahrungsbericht geschrieben.
10. Pipefy
Pipefy ähnelt ein wenig Trello, es bietet aber unter anderem mehr Auswertungsmöglichkeiten. Zentrales Element von Pipefy ist die Pipe, eine Pipeline, mit der verschiedene Prozesse abgebildet werden können, im Vertrieb etwa der Angebotsprozess. Das Tool bietet zahlreiche voreingestellte Vorlagen, die sich anpassen lassen.
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| Beispiel für eine Angebots-Pipe |
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| Auswertungsmöglichkeiten |
Features
- zahlreiche Templates
- E-Mail-Vorlagen
- Auswertungsmöglichkeiten
- abteilungsübergreifendes Arbeiten via Pipe Connections
- Schnittstellen zu über 500 Tools (u. a. Slack)
Es gibt keine kostenlose Variante wie bei Trello. Die Starter-Variante kostet sieben US-Dollar pro Nutzer und Monat, keine Einschränkung im Hinblick auf Pipes oder abgebildete Prozesse. Weitere Infos gibt es auf der Webseite.
Tutorials
Ausführliche Infos zu allen Features findest du auf der englischsprachigen Hilfeseite.
Fazit
Wer seine Prozesse systematisieren und vor allem online abbilden möchte, der sollte sich neben Trello auch Pipefy anschauen.
Schwierig stelle ich mir dagegen eine reine Kontaktverwaltung damit vor. Dafür ist das Tool nicht ausgelegt. Ich sehe die Gefahr, dass man leicht den Überblick bzw. Kontakte aus den Augen verliert, weil sie nicht in einer Pipe präsent sind.
11. Cercle
Mit Cercle lassen sich Kontakte, Angebote und Aufgaben verwalten. Das Tool bietet dafür zwei Arten von Boards. Sie unterscheiden sich lediglich bei den Karten.
Hier die Karten, um Aktivitäten zu verwalten (Anrufe, Meetings etc.).
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| Aktivität anlegen |
So sieht die Karte für Kontakte aus.
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| Kontakt anlegen |
Man kann so viele Boards anlegen, wie man benötigt, zum Beispiel noch Produkte oder Dienstleistungen aufnehmen, falls du unterschiedliche hast. Oder Vertriebspartner darüber organisieren ...
Zusätzlich gibt es im Menü noch eine Kontaktliste mit allen Personen/Unternehmen, was definitiv hilft, nicht den Überblick zu verlieren.
Features
- Diverse Boards anlegen
- Kontakte verwalten
- Aktivitäten
Kostenlos. Es gibt keine Premiumversion.
Fazit
Sehr schlicht, wer wenig Kontakte, Aktivitäten oder Angebote verwalten möchte, könnte hier fündig werden. Der große Vorteil: Man kann es komplett an seine eigenen Bedürfnisse anpassen.
SonstigeTools
12. Jira und Confluence
Mayflower ist von SugarCRM auf Jira und Confluence umgestiegen. Leider geht Björn Schotte in diesem Artikel noch nicht ausführlicher darauf ein, aber ich werde noch mal nachfragen, wie sich die Lösung bewährt hat.
13. Sonstige
Es gibt darüber hinaus zig branchenspezifische Tools. Eines, das mir aufgefallen ist: Investor CRM, ein Tool, um Investoren zu verwalten:
"browse [the] AngelList’s database of 25k investors. Open their LinkedIn, FB, and social pages to find the best investor matches for you."
Richtig super für Leute, die Events organisieren, ist CiviCRM, das jedoch zahlreiche, sehr gute CRM-Funktionalitäten besitzt und aus diesem Grund in dieser Liste nicht aufgeführt wird.
Weitere Tools?
Ich würde mich über weitere Tipps für "ungewöhnliche" CRM-Tools freuen. Entweder als Kommentar oder gerne auch per E-Mail.
Artikel rund um das Thema CRM veröffentliche ich inzwischen auch auf CRMmanager.de, einfach mal vorbeischauen, lohnt sich!
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