Ursprünglich wollte ich einen Artikel veröffentlichen. Aber ich hatte viel zu viel zu sagen. Daher drei Teile: "Vorbereitung", "Während der Messe" und "Nachbereitung". Heute: "Die Vorbereitung"
1. Was ist das Ziel?
Was versprichst du dir von der Messe/der Veranstaltung?
Das wird meistens wenig konkret formuliert wird. Damit meine ich gar nicht: Wir wollen X neue Kunden oder Mitarbeiter finden. Es geht vor allem auch um den Betrachtungszeitraum. Es soll sich am besten sofort rechnen. Das ist aber wenig realistisch. Nach drei bis sechs Monaten sollte man meiner Meinung nach ein erstes Fazit ziehen.
1.1. Ist das Ziel überhaupt realistisch?
Auf einer Konferenz hatte ich mich abends mit einem Standmitarbeiter unterhalten. Sein Resümee: "Die Veranstaltung lohnt sich nicht. Wir haben da mehr erwartet." Es war ein bekanntes Unternehmen. Wirklich aufgefallen ist der Stand nicht. Ich habe ihn leider nicht gefragt, was er erwartet hatte. Zig Aussteller wollen Mitarbeiter gewinnen. Die Besucher sind hier aber vor allem wegen der Vorträge, nicht um einen neuen Job zu finden. Wie realistisch ist es, dass dich Leute um einen Vorstellungstermin bitten? Dass du haufenweise interessierte Bewerber findest?
1.2 Wie erreichen wir das Ziel?
Wenn du also 20.000 Euro Umsatz oder drei neue Mitarbeiter als Ziel hast, was kannst du tun, um das zu erreichen? Ein schöner Stand alleine reicht nicht.
- Wie schaffst du es, dass die Leute bei dir stehen bleiben?
- Wie kommst du mit ihnen ins Gespräch?
- Was brauchst du für Marketingmaterial?
- Was veranlasst Leute, das auch zu lesen?
Überleg dir mehrere Maßnahmen, um auch Ideen zu haben, wenn es nicht läuft.
Best Practices
Auf dem Barcamp Nürnberg 2015 bot ein Recruiter (auch Sponsor) einen Lebenslauf-Check an. Das wurde sehr gut angenommen. Eine unaufdringliche Art, ins Gespräch zu kommen.
Auch Kaffee funktioniert prima. Ich habe inzwischen mehrere "Coffee Lounges" organisiert. Das sind Messestände, auf denen richtig guter Kaffee ausschenkt wird. Fazit jedes Mal: Viele gute Gespräche und viele Visitenkarten.
Übrigens lohnt es sich, Kaffeebecher zu branden. Mayflower macht das gut:
Bald ist ja wieder @webinale / @phpconference ... wir bereiten dann mal etwas vor ... #coffee pic.twitter.com/dFZ8vgZEdW
— Mayflower (@mayflowerphp) 8. Mai 2014
Ein weiteres Beispiel war eine Hausmesse, von der mir ein Bekannter erzählt hat. Dort stand eine alte Espressomaschine. Die Besucher waren überwiegend Ingenieure/Techniker, die begeistert diese Maschine betrachteten und zig Fragen zur Funktionsweise stellten. Die Vertriebler gesellten sich dazu, und es entstanden wunderbare Gespräche. Wenn das vom Marketingverantwortlichen beabsichtigt war, Hut ab.
Wichtig: Wenn du einen Kaffeestand planst, frag vorher, ob das geht. Es gibt Veranstalter, die das nicht wollen.
2. Marketingmaterial
- Sind die Broschüren noch aktuell?
- Gibt es neue Projekte, über die du eine Case Study schreiben kannst? Produkte/Dienstleistungen, zu denen es noch kein Produktblatt gibt?
- Ist alles noch in ausreichender Menge da?
- Gibt es noch genügend Visitenkarten?
- Sind die Roll-ups noch in Ordnung oder vielleicht schon eingerissen oder verschmutzt?
Wenn du gerade dabei bist, kannst du das Marketingmaterial ausmisten. Niemand braucht den Karton mit alten Broschüren oder Visitenkarten von ehemaligen Mitarbeitern. Mehr zu dem Thema: "Marketing-Messies"
2.1 Give-aways
Eine häufig diskutierte Frage ist: Sollen wir Give-aways machen?
Wirklich schwer zu beantworten. Ich bin inzwischen mit Kugelschreibern, Post-its, Blöcken oder Lanyards gut eingedeckt. Wenn ich mir Werbegeschenke mitnehme, dann nur zur Inspiration.
Beispiele für Sachen, die mir in Erinnerung geblieben sind.
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- denkwerk hatte letztes Jahr auf der dmexco sein "Manifest für digitalen Wandel" verteilt. Es hatte das gleiche Format wie ein Reclam-Heftchen, nur in grün. Das hat mich neugierig gemacht.
- Swisscom druckt seine "Best Practice Human Centered Design" auf dickerem Papier. Sie befanden sich in einem drehbaren Postkartenständer.
- ein kleiner Kugelschreiber, der super in eine Hosentasche passt.
- ein Bleistift von O'Reilly, weil er richtig gut schreibt.
- ein Post-it-Block von FRIMO.
- ein Spiralblock von Zend, der optisch ansprechend war, leider schon vollgeschrieben.
3. Follow-Up nach der Messe
Was machen wir mit all den Kontakten? Wer kümmert sich darum, sie weiter zu qualifizieren? Wer schickt Informationen?
Leider geht die Nachbereitung bei vielen im Alltag unter. Etwas anderes ist dann immer wichtiger. Wenn die Messe/Veranstaltung ein Erfolg werden soll, nimm dir im Vorfeld bereits die Zeit, Follow-Up-Maßnahmen zu überlegen. Und: Blockier nach der Messe/Veranstaltung Zeit, um dich bei den Kontakten zu melden.
4. Frühzeitig Kontakte einladen/ansprechen
Es wird meist zu spät angefangen, Kontakte einzuladen.
Häufig liegt der Fokus nur auf Messestand und Marketingmaterialien. Oder es wird eine lange Liste mit potenziellen Kunden erstellt, die man gerne einladen möchte. Bis die allerdings abtelefoniert sind, dauert es. Wenn noch kein Kontakt bestand, muss man erst den richtigen Ansprechpartner herausfinden ...
Best Practice
Meine Erfahrung ist, es ist deutlich effektiver, erst anzurufen und dann eine E-Mail zu verschicken. So hast du außerdem die Möglichkeit, einen Ausweichtermin zu vereinbaren, wenn der Kontakt nicht kann.
Wer lieber E-Mails schreibt, hier ist ein gutes Beispiel einer Bekannten, auf die ich gerne geantwortet habe:
Liebe Ute,
in den nächsten Wochen bin ich auf vielen Veranstaltungen:
16. bis 17.09. dmexco, Köln
24.09. mainIT, Eibelstadt
26. bis 27.09. Barcamp Stuttgart
10.10. bis 11.10. Barcamp Regensburg
31.10. Barcamp Würzburg
Sehen wir uns eventuell dort auf einen gemeinsamen Kaffee?
Ich würde mich freuen …
Viele Grüße
Frauke Musterfrau
4.1 Ideen für "keine Zeit"
Überlegen, was du den Leuten schicken kannst, die keine Zeit haben.
Bei Veranstaltungen kannst du anbieten, die Vortragspräsentationen im Nachgang zu verschicken. Das kommt gut an. Vielleicht schreibst du außerdem einen Blogpost mit deinen Eindrücken oder Fragen, die aufgetaucht sind.
Bei Messen: Neue Innovationen, die du vielleicht an anderen Ständen gesehen hast. Solange es nicht die Konkurrenz ist, warum nicht? Das verschickst du als Newsletter oder E-Mail an deine Kontakte. Auch dafür genügend Zeit einplanen.
5. Pressekontakte/Blogger einladen
Ich muss zugeben, dass ich das in der Vergangenheit nicht immer auf dem Radar hatte. Um Bloggern/Journalisten die Arbeit zu erleichtern, stell Logos, eine Kurz-Vita des Ansprechpartners und Unternehmens zusammen.
Kurz vor der Veranstaltung:
6. Ankündigung posten
Auf XING, Twitter, Facebook fragen, wer auf die Messe/Veranstaltung kommt. Ich habe oft darauf geantwortet und Termine vereinbart.
7. Mitarbeiter-Briefing
Setz dich mit den Mitarbeitern zusammen, die mit vor Ort sein werden. Was ist wichtig? Worauf sollen sie die Besucher hinweisen (Produkte, Dienstleistungen, Referenzen)?
Ein guter Hinweis von Hubspot in dem Zusammenhang ist: Nimm nur Leute mit, die auch Lust haben. Mitarbeiter, denen es nichts ausmacht, auch mal "fremde" Menschen anzusprechen. Nichts ist schlimmer, als demotivierte Mitarbeiter am Stand sitzen zu haben. Oder Leute, die darauf warten, dass die Besucher von alleine kommen und im Internet surfen. Da hilft auch der beste Kaffee bei einer Coffee Lounge nichts.
8. Blogpost im Nachgang schreiben
Nicht erst im Nachgang überlegen, wer einen Blogpost schreibt. Das macht im Zweifelsfall keiner. Wird das bereits im Vorfeld festgelegt, kann sich derjenige während der Messe/Veranstaltung Notizen machen. Außerdem solltest du vorab klären, wer Fotos macht.
9. Termine auf dem Weg vereinbaren
Wenn ein Kunde auf dem Weg liegt, warum nicht dort mal wieder vorbeischauen?
10. Twitter- und Facebook-Updates
Hubspot gibt den Tipp, Tweets- und Facebook-Posts zu planen, zum Beispiel mit Buffer.
Ich habe außerdem immer jemand im Büro gebeten, ein Auge auf den Twitter-/Facebook-Stream zu haben. Je nachdem wie viel am Stand los ist, kommst du ansonsten nicht rechtzeitig dazu, darauf zu reagieren.
11. Steckdosenleiste mitnehmen
Ziemlich banal, aber lieber eine mehr dabei haben. Wir haben sie mit einem Aufkleber "gebrandet", damit es am Ende beim Zusammenpacken keine "Verwechslung" gab.
12. Block und Tacker mitnehmen
Es ist hilfreich, sich nach einem Gespräch Notizen zu machen. An den Zettel heftest du dann die Visitenkarte. Ansonsten solltest du eine kleine Box haben, in der du die Visitenkarten sammelst.
Hier gibt es weitere Tipps zum Thema Gesprächsnotizen auf Messen sowie eine PDF- bzw. Word-Vorlage zum Download. Danke an Markus Sommer für den Hinweis.
Wenn du "nur" Besucher auf einer Messe oder Konferenz mit Ausstellern bist.
13. "Besuchsliste"
Erstell im Vorfeld eine Liste mit Ständen, die du besuchen möchtest. So "vergisst" du gerade bei großen Messen niemanden. Das Ausstellerverzeichnis hilft bei der Recherche.
14. Ansprechpartner herausfinden
Ich nutze Messen auch, um die Namen von Ansprechpartnern herauszubekommen. Standmitarbeiter sind meist hilfsbereit, mitunter bekommt man direkt die Visitenkarte.
15. "Marktforschung"
Ich fotografiere gelungene Stände oder nehme Marketingmaterial mit, das mir ins Auge sticht. Ein Beispiel war besagtes Manifest im Reclam-Style.
Fazit
Nimm dir genug Zeit für die Vorbereitung. Mal ein, zwei Stunden reichen nicht. Mach dir auch schon im Vorfeld Gedanken, wie du mit Leuten ins Gespräch kommen kannst. Überleg dir mehrere Maßnahmen für den Fall, dass Plan A nicht klappt. Blockier dir im Nachgang explizit Zeit dafür, dich bei den Messekontakten zu melden, sonst geht es im Alltagsstress unter.
Außerdem: Geh nicht mit der Erwartungshaltung zu einer Messe/Veranstaltung, dass sie sich sofort rechnen muss. Das erzeugt unnötig Druck. Wer jetzt sofort Kunden braucht, sollte dafür andere Wege probieren. Zum Beispiel könntest du dich bei früheren Kunden melden.
Im zweiten Teil geht es dann um Tipps während der Messe/Veranstaltung. In Teil 3 gebe ich Tipps für die Nachbereitung, die leider allzu oft hinten runterfällt.
"Das hat sich gelohnt, das machen wir wieder!"
Wer Unterstützung bei der Planung eines Messestandes oder einer Veranstaltung braucht, ich habe inzwischen viel Erfahrung gesammelt. Gerne brainstorme ich auch mit dir Ideen, damit du beim nächsten Mal sagen kannst: "Das hat sich gelohnt, das machen wir wieder!" Bei Interesse kannst du dich hier melden.