Ich bin immer wieder überrascht, wie anders ich Dinge rückblickend einschätze, entweder ich verkläre etwas ("lief super") oder allzu oft schätze ich Sachen schlechter ein, als sie tatsächlich waren, etwa bei Events die Anmeldezahlen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Vor ein paar Jahren habe ich daher angefangen, Status-Updates zu verfassen. Das heißt, jede Woche eine Zusammenfassung der wichtigsten Ereignisse, im Fall von Events, wie viele Anmeldungen es gab, viele Sponsorenzusagen oder welche Promo-Aktivitäten unternommen wurden. Aber auch Eindrücke bzw. das allgemeine Stimmungsbild oder Lessons learned halte ich darin fest.
Der Ausgangspunkt, solche Zusammenfassungen zu schreiben, war, dass ich anderen nicht ständig Rede und Antwort stehen wollte, so berechtigt der Wunsch nach regelmäßigen Updates auch ist. So kam ich auf die Idee, stichpunktartig alle wichtigen Dinge der Woche aufzuschreiben.
Im Laufe der Zeit wurde das ein hilfreicher Begleiter, denn ich konnte alles noch einmal Revue passieren lassen, Entscheidungen und deren Gründe festhalten ...
Für Events notiere ich mir beispielsweise:
- Wie viele Sponsorenzusagen gab es, wer wurde angesprochen, was war das Ergebnis
- Wie viele Tickets sind verkauft worden (und welche Kategorie)
- Welche Promo-Maßnahmen gab es, was ist für die kommende Woche geplant
- Welche Fragen sind aufgetaucht und wie wurden sie gelöst
- Welche Entscheidungen wurden wie getroffen und warum (sehr wichtig, die Argumente dafür und dagegen aufzulisten, um es später nachvollziehen zu können)
- Ideen, Best Practices für das nächste Mal; meine Erfahrung ist, dass man das sonst vergisst
Bei der Akquise
- Wie viele Leute wurden angeschrieben und was war das Ergebnis
- Welche Promo-Maßnahmen gab es
- Entscheidung Pro/Kontra Messeauftritt
- Was waren die Lessons learned des Tages/der Woche
Status-Updates erfüllen neben dem "Reporting" noch drei weitere wichtige Funktionen für mich.
1. Status-Updates helfen, sich nichts zu verklären
Man hört auf, sich Dinge im Rückblick zu verklären. So hätte ich das ein oder andere Mal schwören können: "Beim letzten Mal lief alles viel besser, es gab weniger Stress, die Ticketverkäufe waren viel höher" ... Meist lag ich falsch. Oder konnte auch anderen zeigen: "Nö, damals um die gleiche Zeit hatten wir noch weniger verkauft ..."
Oder um W. Edwards Deming zu zitieren: "Without data, you're just another person with an opinion."
Du greifst auf Erfahrungen zurück und nicht nur auf ein Bauchgefühl bzw. deine Meinung fußt auf Daten.
2. Andere lesen mit
Ein weiterer nicht geplanter Nebeneffekt war: Ich hatte diese Status-Updates zwar als Reporting-Ersatz angefangen, aber im Wiki unternehmensintern geteilt, das heißt, jeder konnte mitlesen.
Ich war davon ausgegangen, dass das kaum jemand interessiert und lag auch damit falsch: Es wurde gelesen und hat vermutlich dazu geführt, dass sich noch mehr Leute mit dem Projekt "identifizieren" konnten. In jedem Fall wurde ich mehrfach von Kollegen darauf angesprochen. Zumindest konnte so niemand mehr sagen, es gab keine Infos. ;-)
3. Status-Updates helfen bei der Wochenplanung
Die dritte Erkenntnis war: Ein Status-Update hilft auch, nicht zur zurückzublicken, sondern zu überlegen, was nehme ich mir vor. Und weil man das dokumentiert und eine Woche später von den Ergebnissen berichtet, diszipliniert man sich selbst, zumindest ich habe den Anspruch, dass ich schreibe, warum ich beispielsweise eine Sache nicht in Angriff genommen habe, etwa Krankheit, Projekt-Chaos ...
Daher der Tipp: Probier es aus, etwa für eine Aktion, eine Leadgenerierungsmaßnahme oder wie in meinem Fall für ein Event. Vielleicht kommt das bei euch ebenfalls gut an bzw. hilft dir, Dinge zu reflektieren.
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Foto: Scott Webb